Registrering af forsyningsdata fra forbrugsselskab

 Her viser vi, hvordan man registrerer de oplysninger fra forsyningsselskabet, som danner grundlag for ejendommens vand- og varmeregnskab. Det er også her, acontoindbetalinger for lejerne indtastes, samt lejeroplysninger opdateres, således Temtora ApS kan beregne de endelige forbrugsregnskaber korrekt.

De indtastede oplysninger anvendes til at fordele ejendommens samlede udgifter mellem lejemålene ud fra de valgte fordelingsprincipper og de registrerede målerdata. Det er derfor vigtigt, at alle oplysninger stemmer overens med de originale opgørelser fra forsyningsselskabet.

1. Log ind på temtora.com

Log ind på temtora.com. Her vil I blive præsenteret for en ejendomsoversigt over de ejendomme I har registreret ved Temtora ApS. Klik på den ejendom, hvor en beboer skal skiftes.

2. Vælg Vandregnskab eller Varmeregnskab

Når ejendommen er åbnet, vælges menuen ”Indtast forsyningstal”.

Her kan I vælge enten:

  • Vandregnskab
  • Varmeregnskab

Fremgangsmåden er den samme for begge regnskabstyper.

3. Indtast aconto for lejerne

På siden vises alle aktive lejere i den valgte regnskabsperiode.

Her skal der indtastes det samlede aconto-beløb, som hver lejer har indbetalt i perioden. Beløbet anvendes senere i den endelige opgørelse til beregning af eventuel efterbetaling eller tilbagebetaling.

Kontroller altid:

  • At perioden er korrekt
  • At alle lejere fremgår
  • At aconto-beløbene stemmer overens med bogføringen
  • At eventuelle fraflyttere er registreret korrekt

Hvis en lejer mangler, kan denne tilføjes manuelt via knappen ”Tilføj lejer”.

 

 

4. Upload dokumentation fra forsyningsselskabet

Ved registrering af forsyningsoplysninger skal der uploades dokumentation fra forsyningsselskabet. Dette vil typisk være:

  • Årsopgørelse
  • Vandopgørelse
  • Varmeopgørelse
  • Fjernvarmeregning
  • Regnskab fra forsyningsselskab

Dokumentationen uploades som PDF via feltet ”Klik for at vælge PDF”.Det anbefales altid at vedhæfte den originale opgørelse fra forsyningsselskabet, så regnskabsgrundlaget er dokumenteret.

5. Indtast dato for modtaget forsyningsregning

Under feltet ”Forsyningsregning modtaget” indtastes den dato, hvor regningen eller opgørelsen er modtaget fra forsyningsselskabet. Datoen anvendes som dokumentation og historik på regnskabet.

6. Indtast udgifter og forbrugstal

Indtast herefter de relevante oplysninger fra forsyningsselskabets opgørelse. Afhængigt af regnskabstype kan dette blandt andet omfatte:

  • Arealbidrag
  • Abonnement
  • Variabel varmeudgift
  • Vandforbrug
  • Energiforbrug i kWh
  • Samlet variabel udgift
  • Samlet pris inkl. moms

Systemet beregner automatisk priser pr. enhed og foretager løbende kontrol af de samlede beløb. Kontroller altid, at:

  • Beløb stemmer overens med forsyningsselskabets opgørelse
  • Moms er registreret korrekt
  • Forbrugsenheder er korrekte
  • Den samlede kontrolsum passer

7. Gem indberetningen

Når alle oplysninger er registreret og kontrolleret, klikkes på ”Gem indberetning”.Systemet gemmer herefter forsyningsdataene og klargør regnskabet til godkendelse.

8. Gennemgå og godkend regnskabet

På sidste side vises en oversigt over den uploadede dokumentation samt de registrerede oplysninger.Her vælges også, hvordan opgørelserne skal leveres:

  • Temtora sender opgørelserne direkte til lejerne via email
  • Ejendomsadministratoren modtager selv opgørelserne og udsender dem manuelt

Når oplysningerne er gennemgået og godkendt, klikkes på ”Godkend indberetning”.

 

Regnskabet sendes herefter til behandling hos Temtora.