Databehandleraftale Temtora ApS

Denne databehandleraftale ligger til grund for behandling af personoplysninger, som Temtora ApS foretager på vegne af dig som kunde. Databehandleraftalen træder i kraft, når du indgår en aftale om forbrugsafregning med os. Denne databehandleraftale er indgået i henhold til artikel 28, stk. 3, forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på at regulere Temtora ApS behandling af personoplysninger på vegne af dig som kunde.

 

Aftalen er indgået mellem:

Den dataansvarlige:

[Kundens virksomhedsnavn]
[Kundens adresse, postnummer og by]
[CVR]
[Kontaktpersons kontaktoplysninger]

Og

Databehandleren:

Temtora ApS
Kvisten 13, 9260 Gistrup
CVR: 42162787
Kontakt: post@temtora.dk

Parterne kaldes i det følgende henholdsvis ”den dataansvarlige” og ”databehandleren” og tilsammen ”parterne”.

 

1. Præambel

Denne databehandleraftaler fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

1.2. Formålet med denne databehandleraftale er at sikre parternes efterlevelse af gældende databeskyttelseslovgivning og dokumentere den dataansvarliges instruks til databehandleren. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er at kunne udarbejde og levere et forbrugsregnskab.

1.3. I forbindelse med udarbejdelse og levering af forbrugsregnskaber behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med bestemmelserne i denne databehandleraftale.

1.4. Bestemmelserne i denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

1.5. Bestemmelserne i denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), anden EU ret eller national ret samt denne databehandleraftale.

2.2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

2.3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

3. Databehandleren handler efter instruks

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Instruksen fra den dataansvarlige til databehandleren er specificeret i denne databehandleraftale inkl. bilag.   

3.2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4. Fortrolighed

Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

4.2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5. Behandlingssikkerhed

Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Temtora ApS har implementeret flere sikkerhedsforanstaltninger og interne politikker for at sikre fortrolighed, integritet og adgang til personoplysninger. Det drejer sig bl.a. om følgende:

• Risikovurderinger, der skal være med til at sikre at nuværende tekniske og organisatoriske foranstaltninger er tilstrækkelige til beskyttelse af personoplysninger, herunder i forhold til GDPR artikel 32 vedrørende behandlingssikkerhed og GDPR artikel 25 vedrørende privacy by design and default.

• Effektiv kryptering ved overførsel af personoplysninger via internettet 

• Løbende awarenesstræning til medarbejdere med fokus på it-sikkerhed og databeskyttelse 

• Ekstern adgang til systemer og databaser, der bruges til at behandle personoplysninger sker udelukkende gennem en indbygget firewall. 

• Begrænsning i adgangen til personoplysninger til de relevante personer, der skal til for at overholde krav og forpligtelser i databehandleraftalen 

• Etablerede kontroller til at identificere og rapportere på eventuelle brud på persondatassikkerheden 

• Udførelse af sårbarhedsscanninger og penetrationstests på regelmæssig basis for at sikre at tekniske foranstaltninger implementeres og testes. 

• Implementerede procedurer der sikrer, at ændringer i systemer og databaser og netværk sker konsekvent for at sikre vedligeholdelse. 

5.2. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

 

6. Anvendelse af underdatabehandlere

Som en del af driften i Temtora ApS anvender databehandleren underdatabehandlere. Denne databehandleraftale udgør den dataansvarliges forudgående generelle skriftlige godkendelse af databehandlerens brug af underdatabehandlere. Databehandlerens underdatabehandlere er oplistet i bilag B.

6.2. Databehandleren sikrer, at dennes underdatabehandlere overholder tilsvarende forpligtelser og krav, som er beskrevet i denne databehandleraftale. Den dataansvarlige skal orienteres senest 30 dage inden databehandleren tager en ny underdatabehandler i brug. Den dataansvarlige har ret til at protestere imod en ny underdatabehandler, som behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, hvis denne ikke behandler data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I en sådan situation skal databehandleren demonstrere overensstemmelse ved at give den dataansvarlige adgang til databehandlerens vurdering af underdatabehandleren. Listen over forhåndsgodkendte underdatabehandlere fremgår af bilag B.

6.3. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i denne databehandleraftale og databeskyttelsesforordningen.

6.4. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

6.5. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

6.6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale forudsætter indgåelse af EU Kommissionens Standardkontraktbestemmelser (EU SCC’s) eller et andet gyldigt overførselsgrundlag. Den dataansvarlige giver databehandleren autorisation til sikre et tilstrækkeligt grundlag for overførsel af personoplysninger til et tredjeland på vegne af den dataansvarlige.

8. Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.

Databehandleren bistår den dataansvarlige med overholdelse af GDPR art. 32-36, herunder blandt andet behandlingssikkerhed, anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden og underretning om brug på persondatasikkerheden til den registrerede under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren.

Databehandleren kan ikke besvare anmodninger fra de registrerede, medmindre databehandleren er autoriseret af den dataansvarlige til at gøre det. Databehandleren underretter den dataansvarlige såfremt 1) en anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra den registrerede og 2) en anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra statslige myndigheder, herunder politiet, medmindre databehandleren instrueres i ikke at underrette den dataansvarlige.

8.2. Hvis den dataansvarlige kræver information eller assistance omkring sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller information om, hvordan databehandleren behandling personoplysninger generelt, og en sådan anmodning indeholder information, som går ud over, hvad der er nødvendigt ifølge gældende databeskyttelseslovgivning, må databehandleren kræve betaling for sådanne yderligere services.

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

9.2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

9.3. Databehandleren bistår med at tilvejebringe følgende information, som skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed: a) karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger, b) de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden og c) de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

10. Sletning og returnering af oplysninger

Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

11. Revision, herunder inspektion

Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne databehandleraftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

11.2. Såfremt databehandlerens assistance i forbindelse med revisionen overskrider den almindelige service, som databehandleren skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes dette særskilt.

12. Ikrafttræden og ophør

Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift af hovedkontrakten for ydelsen.

12.2. Databehandleren er berettiget til at beholde personoplysninger efter ophør af databehandleraftalen i det omfang det er nødvendigt i henhold til gældende lov, hvilket i så fald vil ske i overensstemmelse med de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er beskrevet i databehandleraftalen.

12.3. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne. 

13. Lovvalg og værneting

 Denne databehandleraftale er underlagt dansk ret og enhver tvist, der udspringer af denne databehandleraftale, skal anlægges ved Byretten i Aalborg.

 

********

Bilag A. Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Formålet med behandlingen af personoplysningerne er at kunne levere et forbrugsregnskab udlejer og lejer.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Personoplysningerne er udelukkende registreret med det formål at kunne levere et forbrugsregnskab til udlejer og lejer.  

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Navn, adresse og e-mailadresse, oplysninger om forbrug (vand/varme)

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

Beboere (lejere/ejere) af ejendomme, hvor der leveres forbrugsregnskab.

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed.

I henhold til bogføringsloven skal oplysningerne opbevares i indeværende år + 5 år efter kontraktophør. 

 

Bilag B. Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

NAVN	CVR	ADRESSE	BESKRIVELSE AF BEHANDLING
Nitus ApS	DK32888607	Vissevej 140 9210 Aalborg SØ	Leverer webservices- og hosting
Lobaro GmbH	DE297198645	Stadtdeich 7 20097 Hamburg Tyskland	Cloudservice til routere. Backup og opsamling af data fra routere.

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.